Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego – poradnik

Zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego dokonuje się w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Ten obowiązek dotyczy wyłącznie właścicieli, którzy zdecydowali się na tę szczególną formę zabezpieczenia. Dopełnienie formalności w e-Urzędzie Skarbowym zajmuje dosłownie kilka minut i chroni przed utratą prawnych przywilejów. W artykule wyjaśniamy, jak przejść przez ten proces bez błędów.

Czy każdą umowę najmu trzeba zgłaszać do urzędu?

Prawo wyraźnie rozróżnia dwa porządki: zwykły najem prywatny oraz reżim najmu okazjonalnego. W przypadku standardowej umowy najmu podpisywanej między osobami fizycznymi – tej regulowanej Kodeksem cywilnym – nie istnieje obowiązek przedkładania samej umowy fiskusowi jako odrębnego dokumentu. Wystarczy, że wynajmujący będzie odprowadzał należny podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy strony decydują się na konstrukcję z ustawy o ochronie praw lokatorów. Tutaj podstawą jest art. 19b, który nakazuje właścicielowi zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego. Bez tego zgłoszenia nie można mówić o pełnym domknięciu najmu okazjonalnego. Poniższa tabela zestawia kluczowe różnice między oboma typami umów właśnie pod kątem formalności.

Jak przygotować się do zgłoszenia najmu okazjonalnego?

Zanim uruchomisz komputer, zgromadź dokumenty, które pozwolą Ci uzupełnić dane w kilkadziesiąt sekund. Przede wszystkim w pobliżu powinien znaleźć się czytelny skan całej umowy najmu oraz aktu notarialnego, czyli oświadczenia najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Często urzędy skarbowe – mimo braku wprost wyrażonego obowiązku – oczekują dołączenia tych skanów jako załączników do pisma ogólnego.

Drugim filarem jest ustalenie precyzyjnej daty. Termin 14 dni liczony jest nie od podpisania umowy, lecz od dnia wydania lokalu. Sięgnij do protokołu zdawczo-odbiorczego i zapisz tę datę, bo jej błędne podanie to najczęstsza przyczyna problemów z zachowaniem terminu zawitego. W kalendarzu od razu zaznacz ostatni dzień, w którym pismo musi wpłynąć do systemu.

Do samego logowania do e-Urzędu Skarbowego przyda się Profil Zaufany, bankowość elektroniczna, e-dowód lub aplikacja mObywatel. Nie zwlekaj z założeniem profilu na ostatnią chwilę – dobrze jest przetestować logowanie dzień wcześniej, aby sam proces wysyłki przebiegł płynnie.

Jak zgłosić umowę przez e-Urząd Skarbowy?

W 2026 roku najbezpieczniejszą i najszybszą ścieżką elektroniczną pozostaje serwis e-Urząd Skarbowy, a nie ePUAP. Od 1 stycznia 2026 roku pisma wnoszone przez osoby fizyczne za pośrednictwem ePUAP do organów podatkowych co do zasady nie są uznawane za skutecznie doręczone. Ministerstwo Finansów wskazuje e-Urząd Skarbowy jako właściwy system teleinformatyczny. Wybór tego kanału daje Ci od razu Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które stanowi koronny dowód dochowania terminu.

Zgłoszenia dokonujesz w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na swoje miejsce zamieszkania, a nie położenie wynajmowanego mieszkania. Jeśli właściciel mieszka w Krakowie, a lokal znajduje się w Gdańsku – pismo trafia do US w Krakowie.

Logowanie i wybór formularza

Po wejściu na stronę podatki.gov.pl wybierasz kafelek e-Urząd Skarbowy, a następnie logujesz się przez login.gov.pl, wykorzystując np. Profil Zaufany. W bocznym menu odszukujesz sekcję „Pisma i wnioski” i klikasz „Pismo ogólne”. System od razu podpowie urząd skarbowy przypisany do Twojego adresu zamieszkania – to ten organ będzie właściwy do przyjęcia zgłoszenia.

W części dotyczącej rodzaju pisma zaznaczasz opcję „Inne” lub „Informacja”. To właśnie w tym miejscu wpiszesz całą treść zgłoszenia. Żaden odrębny, ogólnopolski formularz nie został stworzony dla tej czynności, dlatego pismo ogólne jest w zupełności wystarczające. Samą treść możesz wkleić z gotowego wzoru, który znajdziesz w dalszej części artykułu.

Załączniki i odbiór potwierdzenia

Po uzupełnieniu danych najemcy i adresu lokalu przechodzisz do dodawania plików. Warto załączyć skan umowy najmu okazjonalnego wraz z kompletem załączników, w tym aktem notarialnym. Chociaż literalnie przepis nie wymienia zamkniętego katalogu załączników do samego zgłoszenia, dołączenie ich od razu radykalnie zmniejsza ryzyko późniejszej wymiany pism z urzędnikiem.

Po kliknięciu „Wyślij” system poprosi Cię o podpisanie dokumentu Profilem Zaufanym. Gdy status zmieni się na wysłany, wejdź w zakładkę „Wysłane” i pobierz plik UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Zapisz go na dysku oraz w chmurze. To właśnie ten plik, a nie zrzut ekranu, musisz okazać najemcy na jego żądanie, ponieważ ustawa nakłada na Ciebie obowiązek przedstawienia potwierdzenia zgłoszenia.

Co wpisać w treści zgłoszenia?

Do stworzenia poprawnego merytorycznie tekstu nie potrzebujesz pomocy prawnika. Wystarczy prosta informacja sformułowana w oparciu o schemat widniejący w wielu interpretacjach urzędowych. Pamiętaj, aby w piśmie znalazły się: dane identyfikujące właściciela i najemcę, adres lokalu, data zawarcia umowy, data wydania lokalu oraz okres obowiązywania umowy.

Działając jako właściciel lokalu mieszkalnego, na podstawie art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu. Umowa dotyczy lokalu położonego pod adresem: [pełny adres]. Umowa została zawarta dnia [data], a rozpoczęcie najmu nastąpiło dnia [data]. Umowę zawarto na okres od [data] do [data]. Oświadczam, że nie prowadzę działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. W załączeniu przesyłam kopię umowy oraz oświadczenia o poddaniu się egzekucji.

Jeżeli najemca jest obcokrajowcem i nie posiada numeru PESEL, w zgłoszeniu identyfikujesz go za pomocą imienia, nazwiska oraz numeru paszportu. Brak PESEL-u najemcy nie blokuje możliwości skutecznego dokonania zgłoszenia. W przypadku małżeństw będących współwłaścicielami wystarczy, gdy zgłoszenia dokona jeden z małżonków, choć na wszelki wypadek w treści warto przywołać dane obojga.

Jakie są konsekwencje spóźnienia?

Termin 14 dni od rozpoczęcia najmu ma charakter zawity – to oznacza, że jest nieprzekraczalny i nie podlega przywróceniu. Jeśli zgłoszenie wpłynie szesnastego dnia, umowa wciąż pozostaje ważna, ale traci status najmu okazjonalnego. W praktyce oznacza to, że nie stosuje się przepisów art. 19c i 19d ustawy, które dają Ci możliwość szybkiej egzekucji opróżnienia lokalu. Na tym etapie nie ma też możliwości ratowania się instytucją czynnego żalu, ponieważ ta dotyczy sfery podatkowo-karnej, a nie cywilnoprawnego domknięcia konstrukcji okazjonalnej.

Właściciel traci więc cały wysiłek i koszty włożone w wizytę u notariusza oraz gromadzenie oświadczeń. Jedyną furtką, jeśli stan faktyczny na to pozwala, jest rozwiązanie dotychczasowej umowy za porozumieniem stron i zawarcie zupełnie nowej. Pociąga to jednak za sobą konieczność ponownego uzyskania przez najemcę aktu notarialnego, co generuje już dodatkowe koszty.

Osobną kwestią pozostaje opodatkowanie. Sam brak zgłoszenia nie zwalnia Cię z obowiązku regulowania ryczałtu. W 2026 roku obowiązują stawki 8,5% od przychodu do kwoty 100 000 złotych oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit. Podatek wpłacasz co miesiąc (do 20. dnia następnego miesiąca) na swój mikrorachunek podatkowy, który wygenerujesz w kilka sekund na stronie podatki.gov.pl. Po zakończeniu roku składasz PIT-28.